メール業務を続けていると、同じようなメール内容を何度も作成している無駄に気づく。Outlookのテンプレートや定型文、単語登録機能を知っていれば、こうした無駄が省ける。時間短縮による生産性の向上だけでなく、打ち間違いによる誤字なども減る。「できる人」のテンプレート・定型文・単語登録の使いこなしを紹介しよう。

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 例えば、営業職であれば、毎日上司に日報を送ったり、新年度のタイミングで得意先などに多数の挨拶メールを送ったりする業務がある。

 メールで良く使う文面は、毎回キーボードで打ち込むより、定型文として登録して、文章をつくるときに挿入すれば簡単だし、打ち間違いが生じない。ここでは、Outlookのテンプレートメール作成方法、定型文を登録する方法、単語登録を使って効率化する方法を紹介する。

 さらに、ビジネスメールで使う機会が多い署名は、送信相手により使い分けるケースもある。署名の登録と、切り替え方法も紹介しよう。


●メールのテンプレート作成



 Outlookのメールテンプレートでは、定型文や単語登録、本文に加えて、件名や宛先、CC、BCCまで設定することが可能だ。例えば案内状など、宛先や件名、本文がほとんど変わらない場合、非常に役に立つ機能である。具体的な操作手順は次の通り。

メールテンプレート作成手順

1.ホームタブ >新規作成 > 新しいメールクリック

2.宛先、CC、BCC、件名、本文を作成

3.ファイルタブ > 名前を付けて保存 をクリック

4.必要に応じてファイル名を変更

5.ファイルの種類を「Outlookテンプレート(.oft)」に変更

6.保存をクリック

 ここで、メールテンプレート作成時には、署名に注意してほしい。Outlookで署名を設定すると、メールの末尾に自動的に署名が入る。もちろん、メールテンプレートを利用した場合も、新規メール作成や更新時と同様に、メール末尾に自動的に署名が入る。

 つまり、メールテンプレートの中に署名を入れてしまうと、署名が二重で入ってしまうので注意しよう。これを防ぐには、メールテンプレートに署名を入れなければいいのだ。

 メールテンプレートの保存先にも注意が必要だ。既定の保存先は「c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates」という場所に保存される。ここで保存先を変えると、次に紹介するテンプレート利用方法が使えなくなるため、保存先は変えないようにしよう。


●メールテンプレートの使い方



 テンプレートが設定できたら、次の手順で実際に使ってみよう。使い方は二つある。

メールテンプレート利用方法(その1)

1.ホームタブ > 新しいアイテム > その他のアイテムフォームの選択 をクリック

2.フォルダーの場所で「ファイル システム内のユーザー テンプレート」を選択

3.利用したいテンプレートを選ぶ

メールテンプレート利用方法(その2)

 テンプレート(.oft)ファイルを直接開く。

 普通に作成したメールテンプレートを利用するのであれば、メールテンプレート利用方法(その1)で問題ない。しかし、例えば同僚からテンプレート(.oft)ファイルを譲り受けるなど、テンプレート(.oft)ファイルが既定の保存先以外に保存する場合がある。

 その場合に、利用方法(その2)を活用する。なお、テンプレートファイルは、別のPCでも利用可能だ。別のPCでテンプレートを利用したい場合は、PC上に保存したテンプレート(.oft)ファイルコピーして、別のパソコンに保存する。


●定型文(クイックパーツ)



 定型文は、例えば得意先へのメールの冒頭の挨拶文やお礼文、依頼やお詫びなど、決まった文章(定形文)を入れる場合に便利だ。

 ビジネスメールでは、同じような文面を使うことが多いため、定型文を使いこなせるようになれば、間違いなくメール作成の生産性が上がるはず。

 Outlookで定型文を作成するには、クイックパーツという機能を使って登録する。まずは定型文(クイックパーツ)の作成方法から紹介しよう。

クイックパーツ作成方法

1.ホームタブ > 新規作成 > 新しいメールクリック

2.本文に登録したい定型文を作成

3.登録したい定型文を選択

4.挿入タブ > クイックパーツ > 選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存 を選択

5.名前欄に任意の名前を付ける ※名前以外は変更しないこと

6.OK をクリック

 上記の方法で作成した定型文は、メール作成時に、挿入タブ > クイックパーツ > 定型句 から選ぶと、メール本文に挿入できる。

 なお、クイックパーツは、別のPCでは使えない。そのため複数のPCを利用する場合、PCごとに定形文を登録する必要がある。


●単語登録



 単語登録は、厳密にはOutlookの機能ではないが、使いこなすとメールの効率が上がるため、テンプレートクイックパーツとともに紹介する。単語登録とは、頻繁に使う単語を、PCの文字入力ソフトに登録することで、入力をスムーズにする機能である。

 会社名や担当者名など、毎回頻出する単語を登録することで、入力の手間を減らすことが可能になる。また、単語登録では、Windows 10標準の文字入力ソフトの場合、最大60文字まで登録できる。そのため「いつもお世話になっております」や「お疲れ様です」といった短文も登録できる。

■単語登録方法 ※ Microsoft IMEの場合

1.タスクバーのIMEアイコンを右クリックする

2.単語の登録をクリック

3.単語欄に、登録したい単語、もしくは短文を登録

4.よみ欄に、登録したい単語の読みをひらがなで登録

5.登録 をクリック

 例えば、「いつもお世話になっております」を「いつも」で変換したい場合は、単語欄に「いつもお世話になっております」(カギカッコは不要)と入力し、よみ欄に「いつも」と入力することで、登録した単語が利用できる。

 単語登録の呼び出しは、Outlookからでも呼び出すことが可能だ。Outlook 2016以降、もしくはMicrosoft 365版 Outlookの場合、メール作成画面の 検閲タブ >日本語入力辞書への単語登録 をクリックすることで単語登録機能が呼び出せる。

 単語登録は、txt形式かdic形式で辞書ファイルバックアップファイル)を作成することで、別のPCに取り込める。定期的に辞書ファイルバックアップ取得しておくことを推奨する。


●署名



 最後に、署名を紹介する。例えば、社内向けの署名や社外向けの署名を使い分けたい場合など、署名を複数作成し、必要に応じて切り替えることが可能である。

■署名の作成方法

1.ファイルタブ > オプションメール > 署名 をクリック

2.新規作成 をクリック

3.署名の名前を入力

4.署名の編集欄で名前や会社名、部署名、連絡先などを入力

5.保存 をクリック

 署名を追加したい場合、上の2~5を繰り返し、最後にOKボタンクリックすればいい。また、署名を複数作成した場合は、規定で利用する署名を事前に設定することによって、メール作成、もしくはメール返信/転送時に規定の署名が表示される。

 署名を変更したい場合は、メール編集画面のメッセージタブ > 挿入グループ > 署名 から利用したい署名を選ぶことで変更可能である。

 もう一つの方法は、署名が表示されている場所にマウスカーソルを合わせ、右クリックしても、署名を選べるようになっている。


●機能の使い分けのポイント



 最後に、テンプレートクイックパーツ、単語登録を使い分ける際のポイントを3点紹介する。

テンプレートは、本文に加えて件名や宛先が決まっている場合に利用

クイックパーツは、2行以上の文章を登録したい場合に利用

・単語登録は文字数が60文字までの制約があるが、メール以外でも利用可能

 テンプレートクイックパーツ、単語登録は、誤字脱字などのミス防止にも役立つ。効率アップに加えてミス防止になるのだから、ぜひ一度使ってみて、便利さを体感してほしい。(GEAR
メールで同じ文章を何度も打ち込んでミスしていないだろうか?


(出典 news.nicovideo.jp)

Outlookのテンプレート/定型文/単語登録で業務効率アップ


これ気になりますね!!

ってか、やってみよ笑笑




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